Atomium en Privacy.

Er is in de wetgeving rondom privacy dit jaar een hoop te doen. Ook Atomium’61 heeft hiervoor een aantal uitgangspunten opgesteld. Deze zullen met de aanvang van het nieuwe seizoen voor iedereen in de uitvoering zichtbaar gaan worden. De nieuwe regels hebben met name betrekking op de verspreiding van persoonsgegevens. De uitgangspunten van Atomium zijn hieronder opgenomen. Het spreekt voor zich dat deze ook bij de uitvoering verder uitgewerkt worden.

1) De verspreiding van de gegevens die in de ledenadministratie zijn opgenomen wordt beperkt tot degenen die deze nodig hebben vanwege de taak die zij binnen de vereniging uitoefenen. Degenen die gegevens van leden hebben zullen daar ook zorgvuldig mee omgaan en deze niet zonder meer delen met andere leden. Degene die informatie uit de ledenadministratie nodig heeft kan daarvoor terecht bij het secretariaat van de vereniging.

2) Een sportvereniging mag ook onder de nieuwe regels gegevens van leden registreren in de ledenadministratie. De gegevens moeten verband houden met het lidmaatschap van de vereniging. Zo zal duidelijk zijn dat de vereniging contact met de leden moet kunnen onderhouden en dat leden contributie moeten afdragen voor het lidmaatschap. Voor de teamindeling is het ook van belang dat de leeftijd van de leden bekend is. Omdat bij minderjarige leden ook contact met de ouders of verzorgenden opgenomen moet kunnen worden kunnen ook daarvan gegevens opgenomen worden in de ledenadministratie. Omdat van leden ook verwacht wordt dat zij meehelpen binnen de vereniging mogen ook vaardigheden genoteerd worden. Maar dat wil niet zeggen dat dit aan iedereen binnen de vereniging verstrekt mag worden.

3) De ledenadministratie bevat dus behoorlijk wat persoonsgegevens. Deze worden niet via de digitale snelweg voor iedereen beschikbaar gesteld. Degenen die dit vanwege hun werkzaamheden voor de vereniging nodig hebben krijgen deze op papier ter beschikking gesteld. Enkel degenen die zelf met de administratie bezig zijn zullen ook digitaal over gegevens kunnen beschikken. Dit maakt de beveiliging van de gegevens een stuk eenvoudiger.

4) Mensen die willen weten welke gegevens bij de vereniging in de ledenadministratie zijn opgenomen hebben het recht op inzage en verbetering. Leden kunnen inzage en correctie vragen via het secretariaat. De nieuwe regels geven leden ook het recht vergeten te worden na beëindiging van het lidmaatschap. Dit moet uiterlijk twee jaar na het einde van het lidmaatschap gebeuren.

5) Zoals aangegeven mag Atomium gegevens van leden registreren. Hiervoor zal overigens ook bij de nieuwe inschrijfformulieren aandacht gevraagd worden. Voor mensen die al lid zijn geldt dat er nog apart aandacht voor gevraagd zal worden. Atomium zal in ieder geval geen gegevens ter beschikking van derden stellen voor reclamedoeleinden. Wel zijn er een aantal subsidies en regelingen waarvoor Atomium gegevens over bijvoorbeeld leden- of deelnemersaantallen moet delen. Hierbij wordt alleen gedeeld wat voor de betreffende regeling noodzakelijk is. Vanzelfsprekend worden ook gegevens met het NHV (handballeden) en de NCS (recreatiesportleden) gedeeld voor zover nodig.

6) Publiciteit is onmisbaar voor elke vereniging. Onder andere op de website, Twitter, Instagram, Flickr en Facebook en ook in persberichten worden afbeeldingen van activiteiten gedeeld. Daarop zullen ook personen zichtbaar zijn. Namen van personen zullen alleen vermeld worden indien dat nodig is om het bericht voor buitenstaanders te verduidelijken. Wil men absoluut niet voorkomen in de publiciteit dan krijgt men de gelegenheid om dat bij het bestuur kenbaar te maken via het secretariaat. Via het secretariaat kan ook voor de publiciteit via de diverse accounts van de vereniging gevraagd worden deze te verwijderen als daarbij personen of persoonsgegevens zichtbaar opgenomen zijn. Overigens geldt voor iedereen zonder uitzondering….filmen en fotograferen in de kleedruimtes, de kleedkamergang en de toiletten is niet toegestaan.

7) Soms komt ook zeer vertrouwelijke informatie over de privésituatie van leden bij de vereniging terecht. Dit wordt niet geregistreerd in de ledenadministratie maar de verspreiding van deze informatie blijft beperkt tot de mensen waarvoor de informatie belangrijk is om die te weten. Hierbij valt te denken aan informatie over de thuissituatie, problemen met de gezondheid of financiële problemen waarmee mensen te maken hebben. Hierover moet wel met de verantwoordelijken binnen de vereniging gesproken kunnen worden, maar dat gaat verder niemand aan. De vereniging heeft ook een verantwoordelijkheid sommige misstanden aan organisaties te melden, maar ook deze meldplicht beperkt zich tot de organisatie waarbij gemeld moet worden.

8) Klachten over de omgang met gegevens kunnen gemeld worden bij het secretariaat van de vereniging. Deze zorgt voor de afhandeling van de klacht, eventueel in overleg met het bestuur. Als kaderleden te maken hebben met een datalek moet dit via het secretariaat aan het bestuur gemeld worden. Een datalek is een situatie waarin gegevens ongewenst openbaar worden of voor anderen in te zien zijn. Een voorbeeld is een ledenlijst die verloren wordt of een inbraak waarbij papieren gestolen worden.

Deel dit bericht:  Tweet about this on Twitter
Twitter
Share on Facebook
Facebook
Share on LinkedIn
Linkedin
Email this to someone
email